「畢竟我也要在公司裡生存下去啊。雖然心知肚明如果繼續這樣不善簡報，最終一定會淪為被淘汰的命運，但實在是苦無對策。其實也不是要簡報得多麼厲害，只要能閱讀流暢即可，但是我連如此簡單的事情都做不好，至少能把簡報檔讀好就別無所求了。」
大部分的職場人士會在製作「簡報」上傾心盡力。為了製作出幾近完美的簡報，會閱讀相關書籍、聽講座，或者蒐集資料到深夜，以主管的標準反覆修改，做出較具邏輯且說服力高的簡報。然而，真正要利用那份簡報報告時，反而無法流暢表達，甚至就連看著簡報上的文字閱讀都很吃力。明明簡報製作得十分精美，究竟是為什麼會出現這種問題？
那是因為「簡報」並非一般文章，而是把核心重點整理成精華的文件；所以很多時候會省略掉助詞、敘述語、介系詞等，當那些能夠補強句子之間連關性的要素都被省略時，發出聲音閱讀訊息的傳達力自然不佳。
為了將簡報裡的訊息透過口說順利傳達，要盡可能發出聲音練習閱讀文件上的那些句子才行。然而，這時千萬不能直接按照簡報檔上的文字一個一個跟著念，那會失去簡報的本質。我們之所以都已經製作好簡報檔，卻還要額外進行「簡報」，就是因為需要透過口說解釋來讓大家更容易理解內容。
那麼，接下來就要向各位介紹，究竟該怎麼做才能將我們費盡心思製作的簡報檔，藉由口頭說明讓主管更容易理解。
擬一份講稿
為了將簡報檔裡的文字內容透過口述表達，需事先準備好一份講稿，也就是模擬自己在實際簡報說明時的口吻，將其寫成稿子；這時，最有效的方法就是適度在講稿中加入語助詞及敘述。
加入語助詞及敘述
- 簡報：發掘危機克服專案計畫並迅速支援。
- 講稿：發掘一些克服危機的專案計畫，並做出迅速支援。
- 簡報：為交易費用節省方案所準備之整合發包系統。
- 講稿：為了節省交易費用，我們預計準備一項方案，那便是整合發包系統。
一般來說，簡報往往只會留下核心關鍵名詞，其他助詞和敘述語都會直接省略，因為這樣才能表現得更為簡潔明瞭，而這樣的方式也使得名詞與名詞經常接連出現，變成複合名詞型態。但是因為複合名詞不好發音，所以如果照著文字去念，絕對會吃螺絲。這時，記得要將省略掉的語句結構元素（助詞、關係詞、敘述語等）統統補回來，那麼發音就會輕鬆許多，甚至更能夠凸顯出單字之間的關係與連結，提高發言的號召力。
請仔細拆解說明
- 簡報：接下來是產業大環境的部分。
- 講稿：接下來，我將從多角度為各位分析我們公司今年面對的整體產業大環境。
大部分的簡報檔都會從整體產業大環境、公司經營現況等，作為報告的開頭；這是為了預測市場，且以預測為基礎去擬定公司政策方向。因此，會從內部、外部、國際企業、本土企業等多角度做市場分析，比起只用「產業大環境」來帶過，不如加上「多角度分析」，反而較能彰顯自己是透過各種層面了解現況。
把書面語改成口語
- 簡報：接下來是中長期經營目標及策略方向。
- 講稿：接下來是我們事業部門的中長期經營目標，另外，也備妥了策略方向以達成這些目標。
「及」這個字是簡報裡最常出現、最具代表性的書面語，「及」扮演著連結兩種事實的角色，所以適合出現在涵蓋著各種重點內容的書面報告裡；但是假如透過言語表達，就會礙於太多意義而導致聽眾難以迅速掌握，而且說話時中間穿插一個「及」字也不容易發音。
因此，記得要將「及」這個字改成「和」、「與」等助詞來表達。例如：「經營目標和策略方向」。除此之外，如果想要把簡報裡的文字改成更適合口說的語句，就可以用「及」為基準點分拆成兩句話，把兩件事用兩句話來做說明的意思。這樣的話，聽的人也比較容易理解。
試著念出來
準備講稿時，要確認自己能否透過「說話」來消化那些句子；所以一定要念出聲音來試試看，就會發現那些單字是否容易發音、語句是否過長、是否需要斷句換氣等，進而調整成最適合自己的講稿。
- 簡報：產業大環境的部分，在美國優先及支援本國產業的政策下，強化進口規範措施的基調仍持續當中。
- 講稿：接下來是美國的整體展業大環境。（//）
美國目前奉行美國優先政策（/），
正持續強化進口規範措施（/），
支援本國產業。
試著將每一句話念出來，確認自己在發什麼音時會比較容易卡住。要是發現「啊，原來我念這個部分時咬字容易不清楚」的話，不妨將其更換成比較容易發音的單字或表達方式。
另外，換氣的部分也一定要仔細確認，由於簡報時的音量需要比平時說話還要再大聲一些，所以自然需要比平時吸入更多的空氣；然而，假如一句話太長，就很容易上氣不接下氣，反而影響表達。
假如你不希望簡報時搞得自己來不及換氣，就要盡可能分拆成短句，或者調整語句結構，讓自己方便停頓呼吸。
向他人說明
是歌手也是作曲者的朴軫永，據說每次作曲完後都會按照音樂旋律嘗試即興跳舞，假如中間遇到難以使舞步連貫或者氣氛不夠高漲的部分，就會重新修正旋律。我們說話也是如此，假如說話時老是有吃螺絲的地方，就需要重新修飾一下該部分的語句結構。
我個人也會在面對重要演講前，先在家人面前排練一次，一邊說明一邊觀察家人的反應；藉由這樣的演練，可以明確掌握哪些部分邏輯比較不通，或者因果關係不順。
假如沒有人能當你的聽眾，也可以嘗試錄影，再回放錄好的影片來確認自己說話時是否順暢，這也是許多YouTuber 在拍攝影片時實際會使用的方法；因為不論事前把腳本準備得再詳盡，實際拍攝時依然會出現說話結巴、頓時語塞，或者吃螺絲等情形，那麼就會把該刪除的部分大膽刪除、不夠明確的邏輯補強、重新調整內容順序。
像這樣實際演練過幾次之後，訊息的排列組合就會變得更緊密相連，進而迎來流暢無阻、一氣呵成的表達。我往往會在這時進行最終錄影，如此一來，收看我影片的人才會自然專注投入在我述說的內容當中。
像這樣在家人面前或者在鏡頭面前排練，將訊息內容事先做好修潤，也有助於讓訊息長時間儲存在腦海裡。尤其邏輯會變得通順許多、環環相扣，所以自然而然就毋須再去刻意背讀講稿內容，或者要照著講稿念，也能自動聯想到下一個要傳遞的訊息，還能避免話說到一半腦袋一片空白的窘境。只要熟記訊息的排列順序，就能夠隨時隨地靈活運用這些內容。
宛如平時說話般簡報的說話習慣
- 擬一份講稿
在名詞後方加上助詞，並將書面語改成口語，擬一份實際簡報時口述用的講稿，會更容易照稿閱讀。 - 試著念出來
把講稿直接念出聲音來，可以找出發音困難或拗口的單字，也能發掘哪邊需要停頓換氣等問題。 - 向他人說明
假如事先對著某人或鏡頭練習說明，不僅可以對內容更印象深刻，邏輯也會更為通順、環環相扣，自然聯想到下一個要傳遞的訊息內容。
（本文摘自時報出版《改變說話習慣，讓主管一秒挺你》）
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