休假之前　先寫好 Out of office message

這樣的message原來是專業體貼的一種表現，但如果犯了些小錯誤，反而會留下壞印象。網路上流傳一個帖子，有個人要休假就寫了一封郵件自動回覆信件，內容是：

"I'm taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you."

（我正在休假，要去南非，如果有急事可聯絡我秘書，如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝）

這個訊息的問題是

1. 說了太私人的訊息，例如compensation leave (補休)或South Africa (南非)這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。
2.  if it is urgent/non-urgent語意含糊，這it指的到底為何，讓人摸不著頭緒?　

寫專業的out-of-office message其實不難，只要記這三個步驟：

第1步：禮貌招呼

Thank you for your email.
謝謝來信。

Thank you for your message.
謝謝你的訊息。

You have reached the mailbox of Jason Wang.
你已寄件給Jason Wang。

第２步：告知不在，何時回來，有急事怎麼辦

I am currently out of the office with limited access to email.
我目前不在，不方便使用郵件。