挑選祕書的訣竅

由於工商業愈來愈具競爭性，現代的實業家需要一位技巧純熟的秘書－當老闆的工作更複雜時，坐在辦公室外的秘書的能力亦需旗鼓相當。不過，實業家本身的條件也得提高，尤其是在決定要把那些工作交給秘書處理上，應有更廣泛的概念。然而，現今秘書的頭號抱怨便是：承擔的責任太小，所獲的權威不足。
「這些秘書的要求很合常理，」一位公司總裁說：「她希望提昇工作的層次，老闆能為她打氣，待遇隨之增加；其實，做上司的期望愈高，秘書的貢獻也就愈多。」
管理顧問和心理學家一致同意這個看法。他們並從不同的角度，舉出挑選秘書的要訣，對毫無經驗的主管而言，下面的規則頗具參考價值。
一、類型。挑一個有心成為優秀、深被重視、領高薪的秘書的女孩。換句話說，找那種你所提供的工作，剛好能滿足她需求，而不是一心想晉升到管理階層的人。面試時，直接問她有何抱負，往往能聽到肺腑之言。

以她之長，補己之短

假如通過這一關，再把注意力轉移到「希望自己很有用」的應徵者上。曾經參與教會工作或醫院自願服務的人，可能會有這樣的特質。要不然，提幾個開放式的問題，例如：「替老闆端咖啡時，你真實的感受究竟如何？」便不難知道應徵者的意念。其實，某些素質優良的私人秘書－有能力做辦公室許多不同的事，還蠻喜歡為老闆沖杯咖啡的。
二、平衡。挑一個能平衡自己缺點的秘書。例如，經常要演講的老闆若深為起稿所苦，就應僱用一位既能抓住他的原始構思，又能用他需要的形式表達出來的聰明女孩。
從事科學或機械工作的人多半比較內向，因而使公司職員和他不太接近；這樣的老闆應找一位有人緣、擅社交的秘書來幫助他。至於憎惡例行公事、辦公桌總是紊亂不堪的老闆，則需找一個組織能力很強的秘書。專家強調，聘請秘書時，千萬不要用和自己近似的人，高明的老闆會運用秘書特有的天賦，彌補自己欠缺的能力。
三、情境。挑一個令人愉快，但不曲意奉承的秘書。最好不要找那種臉上永遠帶笑，撒嬌型的女孩，這樣的人往往有隱藏內有某種挫折的傾向－或許她根本不想在辦公室工作。
諂媚型的人還可能在其他方面示短。他們太愛討人喜歡了，因此當老闆犯下嚴重錯誤時，也無法指出，導致老闆失策受窘。
「讓我們誠實些，」一家公司的總經理指出：「我們需要能幫自己解決困難、跟人打交道的秘書。這樣的女孩應具備某種勇氣。」他所謂的「勇氣」意在：一流的秘書肩負最重要的工作項目之一，是替老闆排開擠進他辦公室來閒聊或爭寵的人。

積極、熱心有助成功

四、活力。挑一個朝氣蓬勃、活力過人的秘書；凡是她經手的事，結果都用得上「成功」的字眼。選那個第一次面談時，就設法使你相信，她著實對秘書工作很有興趣的女孩。心理學家分析，她應該積極而主動，否則便缺少最可貴的品質－熱心。
事實證明，年齡也是一項關鍵性的考核因素。二十到二十二歲，聰明姣美的女孩，即使受到良好訓練，也很難達到比她資深五或十年的秘書同樣的境界。
專家說，秘書的理想年齡，應界於三十到四十五歲之間，這些人往往更能擔當複雜而微妙的工作。三十歲的秘書已成熟到足堪接受在職訓練的程度，就四十歲的女人而言，只要不拘泥於自己一貫的習慣和態度，良好的素質便依然健在。
值得強調的是，四十歲以上的秘書最懂得如何和公司年長的職員保持良好的人際關係，這一點，老闆本身倒不一定能夠做到。
如果選中的秘書是個單身女郎，沒關係，只要她不是「老處女」的型就成。如果她已婚，得確定她的先生有份固定工作－最好在管理或專業階層之下。不要僱用薪水遠比丈夫為多的人做秘書，這可能造成困擾，打個電話問她以前的僱主，避免導入這類麻煩。
總之，凡是高階層的經理或重要的中級主管，都應有一位受過專校教育，又經專業訓練的秘書。在一般技巧和運用語文的測試上，她們的得分應高過平均數；不過要特別小心的是，有關個性的測驗並不足為憑，應徵者很容易粉飾自己的本來面貌。（取材自World Executive’s Digest）