7大心法，打造高效遠距團隊

遠距工作團隊的管理難題

當團隊成員採用更加自由、彈性的工作模式，管理者如何知道員工是否全力投入工作，並準時完成任務呢？原本在同一個辦公室的成員，只需要抬頭、走幾步路就能溝通釐清的問題，在虛擬網絡中卻需要花更多時間才能確認，效率反而變差了怎麼辦？

美國線上協作工具平台ProofHub創辦人卡斯雅普（Sandeep Kashyap）認為，管理遠距工作團隊常碰到的問題包含：管理者缺乏正確的溝通工具、缺少問責方案、管理者未尊重不同員工的工作時間安排、團隊成員沒有明確的角色和任務、難以追蹤員工績效、團隊內部缺乏凝聚力等。若是跨國團隊，還會碰上時區不同，難以協調開會時間，以及文化差異的難題。

七大心法，打造高績效虛擬團隊

心法一：設定明確的期望

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在面對面的溝通中，人們可以從對話的情境、脈絡、臉部表情及肢體動作讀出很多訊息，有時候不需要說太多話，主管及團隊成員就可以達成共識。但是在遠距工作模式中，你期待下屬要完成什麼任務、如何評估、完成的期限等，管理者都必須說清楚、講明白，溝通愈直接，愈不會造成落差。

舉例來說，當你期待員工必須「定期回報進度」，就必須明確地要求「每個禮拜一早上回報進度」，當你需要部屬「儘快回信」，不妨具體指出「請在下午5點之前回覆」。不要假設員工都能完全掌握你的期待與需求，多確認、多問他們問題，團隊運作會更順暢。

心法二：將目標拆解成小的任務

潤米諮詢董事長劉潤建議，遠距團隊的管理者要將一段時間內要完成的目標，拆解為每一天要完成的任務。因為很多工作的週期可能是一週、一個月，甚至更長時間，為了避免員工在遠距辦公時不懂得如何安排工作進度，管理者更需要把目標（Object）拆解成每日任務（Task）。

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心法三：善用科技，提供正確工具

每次開線上會議時，團隊成員才正在上傳會議文檔，浪費大家的時間等待？要求員工進入資料庫，但怎麼都連不上公司內部網絡？

科技工具是遠距工作的重要基礎，也是讓團隊得以順利運作的關鍵之一。管理者可以擬定一份遠距工作守則，詳細說明在家工作時，網路如何設定、資訊安全規範、文件管理及協作工具、小組討論採用的通訊軟體等，確保每個人都用對工具，人人都可以依循這份清單行事，減少許多無謂的溝通落差。

心法四：建立定期回報機制 

當員工不在辦公室時，管理者要如何確認員工在工作正軌上？許多公司喜歡在員工電腦中安裝監視軟體，或是採用強制開啟視訊軟體、奪命連環call等策略，認為這樣就能讓員工保持警覺，不敢鬆懈。

遠距工作的管理中，最重要的關鍵之一，就是必須信任員工，尊重員工對自己工作時間的安排。如果員工能夠完美達成任務，又何必在意他下午3點去運動，晚上9點才開始工作呢？

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但是這並不代表主管就不能過問員工的工作狀況，你可以透過建立定期回報機制，精準掌握團隊每位成員目前的工作進度。例如每天早上9點時，每位成員都必須透過語音會議或文字訊息，簡報今日的任務目標、專案目前的進度與碰到的困難等；到了晚上6點時，再請團隊成員回報一次今日工作的成果，以及明日的任務目標。

心法五：與成員建立信任關係

Google曾針對 5,600 名員工進行調查，想知道在遠距合作模式中，如何才能與面對面工作一樣達到最大成效，而首要關鍵影響力，居然是在正式開會之前鼓勵閒聊。

通常主持會議者希望「直接」進入議程，提高工作效率，但是Google 人力創新實驗室經理 Veronica Gilrane指出，因為視訊會議的參與人不在同一個辦公室，平常不容易有互動機會，無法進一步了解同事的工作計畫與想法，主管在會議正式開始前，如果能先以「分享一下這週末做了什麼？」這類簡單的閒聊來開場，能讓領導者更了解員工狀態，因而提高遠距會議的成效。

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心法六：確保溝通管道簡單而順暢

社會科學家 Joseph Grenny及 David Maxfield在《哈佛商業評論》撰文指出，當團隊裡的遠距工作成員遭遇到常見的職場挑戰時，84％的人表示，重要問題會拖延好幾天或更長時間，47％的人則承認會放任問題拖延好幾個星期、甚或更久。

 Joseph Grenny及 David Maxfield建議，主管必須維持「開放政策」（open-door policy），讓遠距工作的員工隨時都能找到他們的主管，以處理急迫的問題，無論他們是在哪裡工作，都能透過不同的科技工具（IM、Slack、Skype、電子郵件、電話、簡訊）保持雙向溝通。當員工知道，你隨時都願意傾聽他們的想法、意見、問題和疑慮，這種態度會讓他們快速、主動地提出自己面臨的任何問題。一旦問題有效排解，員工對團隊的滿意度和忠誠度都會提升。

心法七：定期會面，凝聚團隊向心力

根據蓋洛普調查指出，全部時間在家工作的員工與完全在辦公室工作的員工，之間的工作參與度有些微差距，相較於完全遠距工作的員工，每週進辦公室一至二天的員工在發展人際關係上的滿意度更高。

主管和遠距員工應該多久見面一次，並沒有絕對的標準，但專家都認為，面對面的聚會，有助於非正式的溝通、建立團隊認同和凝聚力。如果預算允許的話，主管應該爭取更多機會，讓所有的團隊成員定期在同一個地點碰面、交流、相互學習，在這些互動過中，增強團隊合作默契。（企畫：王維玲）