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時間愈多,愈難準時完成工作?

多數人都曾有這樣的感受:每天都在跟時間賽跑,總是有著一個又一個的「最後期限」必須達成。如果這些「最後期限」都能延長,該有多好?

職場-時間管理-工作效率 圖片來源:邱劍英
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但事實證明,延長期限可能會帶來反效果。
 
《哈佛商業評論》網站專欄作家海蒂.哈爾佛森(Heidi Grant Halvorson)指出,延長最後期限,並不會讓我們準時完成工作,原因在於:
 
1.時間拖得愈長,愈沒有動力:根據研究指出,當我們距離完成的時間愈近,達成目標的動機就會愈強。因此,一旦將最後期限往後延,便是拉長了自己與終點線之間的距離,那麼達成目標的動機自然會降低許多。況且,一旦延長期限,過程中若臨時有更緊急的事情出現,勢必又將占去不少時間,而你原本該達成的最後期限,恐怕又得延遲。
 
2.沒有了時間壓力,愈會拖延:許多人總是習慣拖到最後一刻,才開始處理事情。因此,再怎麼延長最後期限,其實都不會有任何改變,他們還是會等到快來不及了,才急忙處理。因此,面對這樣的人,更不應該延長期限,反而是要給他們時間壓力。
 
3.人們總是低估需要的時間:多數人都有所謂的「規劃謬誤」(planning fallacy),總是低估工作完成所需的時間。這是因為我們常忘了記取過去的教訓,進行規劃時都是憑空想像,沒有依據過去經驗進行合理的推算。

第二個原因是,我們過度樂觀,以為事情一定能按照計劃進行,沒有預留可能的轉圜空間。

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第三個原因是,我們把工作想得太簡單,沒有仔細思考所有的流程和步驟,因而低估了需要的時間。如果無法解決這三大問題,即使延長了時間,最後還是很有可能無法如期完成工作。(吳凱琳編譯)

【新聞來源】
Here's What Really Happens When You Extend a Deadline

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