如何進行跨部門協作？從建立信任關係開始

在職場上要進行較為深度的合作和溝通時，建立信任關係是一個很重要的基礎，有一個「CORE／核心」框架很不錯，從英文來說，就是以下四個角度可以努力：Cooperation（合作）、Openness（開放）、Rapport（融洽）、Empathy（同理）

假設你是我們今天這個跨部門場景的主人翁，需要和你的關鍵協作人員（產品部門主管）建立信任關係，實務上你能操作的順序分別是：

1. 和他在情感上建立融洽關係（Rapport），而且最好是能對這段合作關係，展現出長期的承諾（不是只針對短期利益）。幾個可能的做法包括：在正式溝通工作的需要前，約這位主管喝個咖啡，關心一下他新加入這個部門的狀況，分享你在公司過去與產品部門合作的經驗，從比較非正式的交流當中，提供對他有用的訊息，展現你願意建立朋友關係的態度。

同時，聊聊你們對於工作，公司發展，生涯發展，甚至工作外的生活，有什麼看法，同樣是在比較輕鬆的狀況下，增加彼此的了解，特別是尋求雙方共同的地方。

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如果你的協作對象是這位主管下面的人員，也要安排大家一起交流的場合，讓這種融洽關係擴展到團隊，特別是產品部門的人員感受到你和他們主管的良好互動。

2. 儘快建立一個明確的合作狀態（Cooperation），這裡包括了雙方的心態，以及合作的進行模式。幾個重點提醒大家：釐清雙方的「共同目標」。這裡除了是較高層次的公司策略目標之外，還包括了客戶成功方面的績效衡量標準、合理的激勵設計（可以向上建議）、以及明確的分工、主要的行動方針、和各自或共同需要交付的結果。若是有些部分不清晰，或是雙方不易達成共識，你需要盡快請求主管的協助。 

雙方就現實和事實充分溝通，尋求達成一致。這裡包括了大家能夠投入的資源（人力／時間／預算等），以及可能有哪些限制條件和可能的阻礙。比如說產品部門可能最近把大部分資源都投入在一個即將上市的重要產品，那麼你可能就要調整他們能投入在支援客戶事務上的期待，並且做出適當的因應準備（例如及早與客戶溝通，設定期待）。

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建立大家都能認可的溝通和決策模式，並且對其承諾及確實執行。基於尊重對方的專業和工作型態，你們要選定合適的同步（例如開會）和非同步協作的方法，運用合適的協作和溝通工具，設定問題出現時的預警和問題解決流程，也包括何時及如何尋求支援，對高層回報等。重點是貫徹共同擔責的合作心態。

3. 在整個的合作過程中，要謹記盡量坦率真誠（Open），就事論事地表達你的意見和回饋，公開你的意圖和感受，分享相關資訊，並且保持開放的心態接受對方的意見，這是彼此建立互信很重要的基礎。切記隱瞞或欺騙的行為，它們是傷害合作互信的要命錯誤。

4. 最後，其實也是很關鍵的，就是多多發揮同理心（Empathy），理解對方的需求和感受，以及困難的地方，並且能夠做出相應的調整。「換位思考」的心態和溝通能力，是大家需要擁有並善用的重要技能，這一點，尤其在不了解彼此工作型態和背景，或是雙方面臨分歧和衝突的時候，更能發揮。

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建議你多多了解產品部門的運作模式，他們對於支援客戶的思維和流程，並且扮演部門有效溝通的橋樑，提出協作介面的改進調整，相信你會贏得這位主管的心。

＂團隊聚在一起只是開端，保持團結才有進展，真正協力合作就能帶來成功。＂

＂Coming together is a beginning; keeping together is progress; working together is success.＂ Henry Ford

在數位化的時代裡，我們更有機會參與各種各樣跨地域、跨領域、跨文化、或是虛實交錯的團隊協作當中，每個人都應該強化在這種多元環境中更有效的合作能力。

在一個有信任基礎的合作關係中協力完成任務，不僅你和你們能創造更大價值，你也會從過程中培養更多跨領域的理解和創新能力，並收穫不少對你會有長線助益，愉悅滿足的人際關係！

（作者是澔奇科技創辦人，前麥肯錫顧問，台灣大學領導學程兼任副教授，專長於企業管理，數位轉型，及人才培養等領域。）

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