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誰說WFH等於效率低落?人資長分享未來辦公的成功關鍵!

疫情持續升溫,帶動分流與遠距辦公需求,為提升營運韌性,打造混合辦公環境是必然之舉,但是,該如何兼顧行動、安全、高效與體驗?

微軟-友邦人壽-人資-線上課程-線上會議-WFH-Surface 圖片來源:微軟
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研究機構Forrester預測,即使在後疫情時代,仍有高達七成的企業傾向於混合辦公環境,理由在於,混合辦公不僅有助於強化員工生產力、向心力,還能夠進一步降低人員流動率。那麼,台灣呢?

友邦人壽人資長廖穗芬表示,友邦人壽自去(2020)年就開始演練遠距辦公,因此,當政府在5月宣布三級警戒後,友邦人壽立即轉換成遠距辦公,目前,已有超過七成的員工是透過遠距辦公模式處理各項事務,令人驚豔的是,在良善的系統工具協助下,無論是後勤行政人員還是前線業務人員,都很快就上手、發揮強大的生產力。

「過去兩個月,我們可以清楚看到,無論是對企業還是員工,遠距辦公確實有其效益,只是,也很容易導致人與人的互動變得疏離,為了解決這個問題,我們透過平台舉辦『Caring Talk with CEO』活動,成果十分卓越,不僅在家辦公的同仁們覺得公司很關心自己,老闆也知道員工在家的辦公模式並表示肯定。」友邦人壽人資長廖穗芬表示,在良善的系統工具協助下,友邦人壽在政府宣布三級警戒後,立即展開遠距辦公,時至今日,超過七成的員工居家辦公。

混合辦公的成功三要素:行動、安全與高效

遠距辦公不代表你得要24小時辦公,相反的,只要能善用系統工具,就能以絕佳的生產效率快速完成每一個代辦事項。

台灣微軟Surface事業部副總經理周文英表示,台灣微軟早在2016年就導入Open Office機制,每一位員工都沒有固定的位置,隨時可以走到合作團隊的身旁開會、討論事情。「無論是行動辦公、遠距辦公,還是即將到來的混合辦公,一個輕薄且高續航的筆記型電腦或平板電腦,至關緊要。」

周文英表示,Microsoft Surface的輕薄化與長效續航力讓行動工作者可以隨心所欲地在多個地點移動,就算是居家辦公,也可因應不同情境需求輕鬆的在客廳、臥房甚至是陽台辦公,此外,為協助企業有效提升安全防護能力,微軟提供從晶片到雲端的主動式防禦機制,例如,Surface的TPM晶片存放Windows 的各項驗證、金鑰和憑證,Windows Hello提供臉部或指紋辨識登入機制,省去背密碼跟密碼遭竊帶來的安全風險,BitLocker磁碟加密功能降低Surface遭竊、遺失帶來的機敏資料外洩疑慮,而且能進一步透過Microsoft Defender ATP即時防範已知的全球漏洞。

廖穗芬對Microsoft Surface與微軟提供的安防機制表示認同。她說,人壽業者擁有許多客戶資料、機敏資料,因此,十分重視安全防護機制,除了從治理層面、硬體層面、軟體層面予以精進,也會持續不斷的透過教育訓練課程提升員工的安全防護意識。

光做到行動、安全還不夠,Microsoft Surface更致力於提供企業、行動工作者一個軟硬整合的高效辦公環境,舉例來說,透過Microsoft Autopilot跟Microsoft端點管理員機制將軟體服務派送與部署到Microsoft Surface,平均每一台裝置設備可省下4小時的部署時間,此外,還可以Windows Update將修補程式推送到搭載Microsoft 365的Surface裝置,藉此降低問題發生的次數,以及省下3.25小時的軟體更新時間。台灣微軟Surface 事業部副總經理周文英表示,因為使用者的需求不同,推出系列Microsoft Surface裝置,幫助企業與知識工作者更好的適應混合辦公模式。

以Microsoft Surface跟Microsoft Teams提升線上課程跟線上會議效率

Microsoft Surface不僅是企業打造實踐混合辦公的關鍵平台,透過跟Microsoft Teams整合的方式,將進一步化身為企業線上會議與線上課程的最佳夥伴。周文英表示,透過Microsoft Surface搭載的高畫質鏡頭跟錄音室等級麥克風,無論使用者位於哪裡,都不用擔心環境背景音會干擾會議或者是線上課程,可以清晰且精準地的進行溝通與互動。

「透過Surface Pen手寫筆功能跟Microsoft Whiteboard數位白板功能,主講者可以輕鬆地將Surface螢幕轉變成白板,手寫重點,跟與會者進行更深入的討論,討論完畢後,可以直接將註記在白板上的內容存在雲端或下載成圖檔,做為會議紀錄、筆記,大幅提升會議或課程效率。」

周文英表示,除了線上會議、線上課程,企業也可以透過Microsoft Surface跟Microsoft Teams展開線上瑜珈等活動,有效舒緩員工因為防疫、遠距辦公而產生的焦慮心情,從而提升員工對企業的向心力。

廖穗芬進一步指出,友邦人壽除透過平台展開線上會議、線上課程,也開始嘗試線上簽核,藉此降低疫情傳染的可能性,同時,大幅提升同仁們的辦公效率,期待之後會有更多元且高效的線上應用服務。

企業客戶的心聲,微軟聽到了,除持續不斷的強化數位平台工具在行動、安全與效能的表現,還會進一步連結各個(軟體與硬體)產品,協助企業做好最佳準備,讓工作者可以不受時間與場域限制的存取授權數據資料、連結所需應用服務,發揮混合辦公環境的最大效益。

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