優士福資訊管理：協助鄉下企業電腦化

台灣最南端的屏東，以農立縣的土地，蕉林、椰影與稻禾香是最直接的印象。這裡似乎難得感受運用資訊科技的急迫性，而成立已三年的優士福資訊管理公司，就在屏東找到了生存與發展的立基。
「屏東縣市約有六十多家電腦公司，真正寫軟體的只有優士福，」優士福資訊管理經理許文山表示，這是區域經營的策略。由於屏東地區的電腦公司普遍素質不高，九成以上的公司行號使用套裝軟體，加上軟體人才缺乏，程式設計大多借助學校老師的專業。

軟體服務兼財物顧問

「這裡的中小企業很難找到長久的夥伴，將企業的電腦制度建立起來，」許文山感嘆。基於這點考量，出身屏東的許文山在大學畢業之後，即返鄉投入軟體設計的工作。
淡江大學銀行系畢業的許文山，因為有財務方面的專業背景，在針對企業客戶設計程式的同時，也兼做財務處理流程的診斷。包括生產流程的合理化、進料出貨的控制、薪資給付，甚至計帳的方式，許文山都會提供意見，協助客戶建立制度。
在設計軟體前，許文山先從了解員工的實際作業流程開始，找出各行業的作業特性，再擬定作業系統、設計軟體、進行測試，這最起碼要花三個月的時間。
至於對客戶的長期承諾，優士福每個月至少一次到客戶處做免費維修。就因經營理念與對服務品質的重視，優士褔在去年獲得第一屆中華民國優良服務企業的榮譽。
「屏東的中小企業經營者實務經驗夠，但是理念基礎不足，彼此的溝通是關鍵，」他談及工作推展的難處。
以庫存管理為例，由於屏東地區多為木材、鋼品等中小型加工業，在材料多、場地大的情形下，零組件雜亂棄置的管理缺失很普遍。許文山告訴客戶要分產品及物料別分類上架，以利核對帳冊，並確保電腦管理能順利運作。
曾在八０年代初期為挽救公司而進行大規模改革，終於成為中小企業重整典範的美國春田再造公司總經理史塔克就曾寫道：「零組件和物料管理不善，是一項來自內部的威脅；存貨雖只是資產負債表上的一項，但對生產卻有深遠的影響，」他認為如果零件物料缺乏或過多，都會連帶影響損益表上的數字。
以遊艇製造業為例，優士福的客戶、位於大發工業區內的冠昇遊艇，庫存的物料多達三千種，「以前沒有電腦系統時，到底有多少庫存自己也搞不清楚，」廠長張鎮關表示，明明帳上還有許多存貨，就是遍尋不著。「以前只有做三、四隻船時還可以勉強過關，船的數量一多就不行了，」他搖搖頭。
經過許文山的建議並協助物料的編碼，物料的名稱才統一。現在冠昇遊艇的庫存價值為二千萬，比以前減少四分之一，重複進料及被進料延誤效率的情形也不再發生，「資金不再積壓，平均造船速度也快了一個月，」冠昇遊艇廠長張鎮關推估。

強調溝通與互動

生產醃漬罐頭食品的大茂食品，也是優士福的客戶，主要使用優士福的薪資管理系統。
「薪資的計算以前要花三天半的時間，現在只要一天，而且不用再核計，」一位會計人員表示。董事長室專員蔡尚志也認為，薪資及健保費用由電腦計算，再轉帳給銀行，時間至少快了三、四倍。根據自己過去的經驗，蔡尚志認為企業與資訊公司要雙方面配合，互相改變流程，才能保證電腦化的成功。
歷經七年的艱辛發展，只有八位員工的優士福，去年的營業額已成長到一千四百萬，比前年增加三○％，軟體販賣的獲利率約有四成。
許文山一再強調，套裝軟體不能替客戶解決看不到的地方，更無法做決策分析。「優士福的輔導成分大於電腦化成分。把我們當顧問，把軟體當成藝術作品，一起解決經營上的問題，」許文山對南部故鄉，有著比別人還多的承諾與期許。