決策者的守門人

星羅棋佈的公民營企業機構雖遍處各方，通向坐鎮其中運籌帷幄的決策者辦公室的門徑，卻殊途同歸地只有一條。
　在日益講求經營效率與時間管理的工商社會，無論外來訪客或內部員工，要見組織內高級主管，必得透過守門人的安排；打給主管的電話及文書信件，亦需經由守門人通報或拆閱；主管的每日行程，更常完全依賴握在守門人手中的記事簿決定；甚至當做重大決策時，首先獲知內情的，很可能也是與主管最有地緣關係的「守門人」。
　遍觀各行各業，擔任這般守門工作的，十之八九是一位機智圓通、練達人情的女秘書。
　女秘書的形象，多年以前，曾被喻為裝飾用的花瓶，看似美侖美奐，實則可有可無；不過，在商界激烈競爭下，「花瓶」多半慘遭淘汰。
　外國卡通上常見的畫面：香噴噴的女秘書坐在嘴叼雪茄的老闆膝上，頗能引人遐思。但和實際情況也不相符。
　事實上，現代的女秘書已成為各機構不可或缺的靈魂人物。她們不僅懂得如何妝扮自己，而且態度積極、反應靈活、應對得體，帶動著全體員工的士氣。
　有人指出，這種角色的轉變，一方面固拜教育普及之賜，另一方面足以顯示，女性的工作能力愈來愈強，進取的意念也日加熾烈。

不能一日沒有「她」

　「她是決策者的左右手，」亞都飯店總裁嚴長壽說：「在幕後推動整個組織的進度。」
　用慣「左右手」的老闆，往往不能一日無「她」。一位來台設廠的德商，對本地合資人提出的第一個要求便是，替他僱用一位得力的女秘書。「否則我的工作就癱瘓了！」這位德商堅持。
　承認秘書的位置一旦空下來，自己便會無所適所的老闆不乏其人。台灣國際商業機器公司（ＩＢＭ）總經理陳紹昇說：「只要她三天不在，我也變得派不上用場！」
　另一個鮮明的事例是，台北希爾頓飯店第一任總經理馬智（Mr. Matti），應夏威夷美麗華飯店之聘決定履新時，未帶其他幹部，但懇請「秘書」隨行。
　「她已摸清我的脾氣和個性，我再去找人……」馬智相信，當新官上任，尤需秘書的全力配合。
　這些由衷之言絕非空穴來風。然而，替決策者守門把關的秘書，究竟負有何等任務？
　對男性主管而言，秘書在辦公室所扮演的角色，恰好相當於家裡的女主人。一位企管顧問估計，企業主管每日平均約工作十小時，若扣除睡眠、交通花費的時間，和秘書溝通的機會遠比太太為多。因此，就像護士和醫生，在工作上，秘書必當全力支持老闆。
　老闆的要求不盡相同；不同機構的女秘書各自負有不同的權限與職掌。儘管職權有異，秘書工作的真精神，仍可用「溝通、協調、節省決策者的心力與時間」來囊括。

在被動中採取主動

　政府部會首長用女秘書代接電話、安排日程、收發公文及接待賓客。早先電話裡一向傳出粗重的「男聲」，自民國五九四年原任美援會副主席的李國鼎登經濟部長坐席，率先啟用現任中信局機要科長的王成美後，心思細密、善體人意的「女」秘書，這才走進政府機關的大門。
　目前的諸多部會首長秘書中，為行政院長孫運璿工作的嚴孝京是最具代表性的一位。身裁嬌小常著旗袍的嚴孝京以「姚太太」知名，和她通過電話的人，幾乎無不對她沈著而具說服力的聲調、言簡意賅的談吐，留下深刻印象。
　「我們所做的不過是呈轉，」姚太太認為：「如何在看似被動的工作中採取主動，完全得靠經驗和判斷來權衡。」
　已隨孫院長工作十四年之久的姚太太職銜不單是秘書，且身兼辦公室主任；雖然她謙稱僅負責「呈轉」，據熟知內情的人透露，多數要見行政院最高決策者–沈院長的人，姚太太大半就有權在通電話的幾秒內答覆「可否」。
　她強調，秘書的應對若不夠得體，往往使人對老闆產生誤解。擔任部會首長的秘書講話的態度不但要誠懇，要應語出中的，不能說些不著邊際的話。
　至於在各公司行號服務的秘書，工作的項目較具變化。過去三年來，曾為五、六十家公司招考過三、四百位女秘書的虹集企管顧問負責人陳子梅指出，有的老闆希望找到一張白紙，親手重新塑造；有的老闆只要求秘書能接應電話、處理信函，再打打字；也有老闆授秘書以參與決策的權限，日常一切進度全交秘書安排。
　大體說來，制度健全的外商公司比本地企業重視「秘書」。探測一般秘書的意願，似乎都更傾向於踏進外商公司。

處理微妙人際關係

　本地企業的秘書行情如何？百大企業中排名居首的「台塑」集團，根本不用女秘書。總管理處主任楊兆麟表示，其中原因有二：一是，「在台灣，好的秘書還沒有培養起來，」再則，「我們的環境如此，為什麼要學美國派頭？！」他說。
　因此，為台塑董事長王永慶把「電話大關」的，是有二十多年工作經驗的總機領班賴阿文。她熟知王永慶的人際關係和慣常反應，在通報後，只要聽到一聲「嗯」，便儘可把電話切入。至於談生意的來往信函，「台塑」聘有專人回覆。
　另一位曾為某大企業家工作七年，現已自立門戶的秘書回憶，處理許多微妙的人際關係，是她關鍵性的職掌。
　第一代企業家的接觸面尤其寬廣，要在人際溝通上做到「恰到好處」並不容易。她舉例，老闆要請客時，她必須知道，那些朋友可以請在一起，那些不行；有客不能來，補誰最恰當。老闆不願與某位訪客長談時，她得適時地撒個小謊，幫老闆分憂解圍；若有人在老闆面前興師問罪，她更要出面替他揹黑鍋。
　比大企業做來更瑣碎的，是一般小貿易公司的秘書。抱著深入各層面的想法進貿易公司做事的崔淑玲雖已轉業，對當時工作上的「一把抓」仍記憶猶新。她指出，名為「秘書」，她的職掌卻無所不涉：有客來訪，端茶送水的是她；與客戶洽商談生意，獨當一面的也是她；老闆不諳財務，替他看帳的還是她。

外商公司較重秘書

　制度健全的外商公司則不然，不但資深、資淺的工作內容有別，公司尚提供在職進修的機會，使秘書有多角化發展的可能。
　ＩＢＭ台灣分公司總經理秘書尹珊指出，打字、速記、接電話僅是初級秘書的技巧，只要有兩、三年經驗便可愉快勝任。做為資深秘書，溝通、協調公司的人事及業務才是重頭戲。她舉例，總公司要某份資料，各部門必須合力完成時，最後追蹤與匯集的工作，便需由秘書承擔。
　「老闆可藉你跟同仁聯繫，達成效率的目的，」尹珊說。
　此外，有些名為「執行」秘書的人，甚至參與決策。美商必治妥台灣分公司執行秘書聶海明便經常面對老闆的諮詢：「你的意見如何？」
　她把自己的角色詮釋為行政助理，自任的工作目標是：如何充份供給完整資料，使老闆把決策做得更快、更好。
　對上進心切的秘書而言，若無繼續發展的機會，日復一日的例行公事，確是單調乏味的。有十四年工作經驗的美商惠普公司總經理秘書陳錦壘指出，可不斷接受在職進修與訓練，是外商公司最富吸引力的地方。
　外商公司的資深秘書接受的訓練多，日久在人際關係和行政管理上已打下深厚根基，對整個組織的作業過程也多所瞭解，因此，常轉任人事或公共關係部門主管。大通銀行、永備輪胎都有個中實例。
　不管職掌如何，秘書和老闆總被視為「最佳拍檔」；由秘書的處事態度中，往往可以看出老闆的為人。
　最近曾因財務糾紛掀起軒然巨波的某酒店老闆前任秘書，回憶當時的心情說：「我不得不辭職，老闆不像樣，我覺得自己也很醜。」
　其實，若聽別人誇獎老闆，特別有榮譽感的也是秘書。大多數秘書都認為，貫徹老闆的作風是對這份工作應有的認識。
　交通銀行總經理賈新葆以個性爽朗、好交朋友聞名。為他工作的胡德涵主修會計，留美得碩士後返國，並沒有受過秘書的專業訓練，但她要求自己抓住一個大原則：對人以禮貌、友善為先；遇事則先考慮，怎樣做才能讓老闆風光、有面子。
　國貿局長蕭萬長喜歡吸收各階層的意見。他的秘書葛文如「守門」的前題是：「只要局長空」，便不排斥任何求見的人。
　也有秘書氣燄極盛，訪客未見老闆便足以想像：他的架子大，下面的人才會「狐假虎威」。
　不過，若為年輕衝動、脾氣壞，無法控制自己情緒的老闆做事，忠實反映只有敗事，自己的個性應成熟平穩，以補其不足。誠如一位當事者指出：「我必須經常做他的調停人！」
　在不同的行事風格中，衡量「好、惡」秘書間的曲尺，有沒有一定的標準？
　虹集企業公司陳子梅歸納六十家公司人事主管的看法後表示，外商老闆選秘書，重視的首要條件是個性，其次方為技能；本地公司的老闆則先要求忠誠，爾後才是技能與個性。

敬業精神重於技巧

　有十七年工作經驗的資深秘書徐靜霞以前在美為外國人做事，現為本地公司服務。她分析兩方不同的觀點說，其實，忠誠、責任感、守密、適應力等「好」秘書的品質，都是伴隨敬業精神而來的。
　秘書的工作對象是老闆，因此，所謂的敬業精神，建築在「以老闆的需要為需要，以老闆的利益為利益」的前題上。
　老闆的需要與利益往往需經一段時間的相處才能確實掌握；掌握到產生默契的境界，做秘書的便可運用自如了。
　就「瞭解需要」而言，一位企業家的秘書認為，箇中訣竅在於徹底摸透老闆的個性和脾氣。她舉證，「老闆口是心非時，你要看得出來；一件事發生後，你必須立刻衡量，自己應處理到那個程度」。否則，做多了，老闆可能嫌秘書越權，做得不夠，又會被責為太不積極。
　在「守門」的位置上，忠誠象徵著把老闆的利益維護到極至。行政院長孫運璿的秘書姚太太強調：
　「老闆永遠是對的，守門人絕不能隨自己的好惡對老闆或工作機構任加批評！」
　換句話說，秘書的「嘴巴」很要緊。他不僅是老闆的代言人，還要替老闆守關保密，不該講的話絕不輕洩任一個字。
　秘書若不能守密，老闆將產生很大的威脅感。一位銀行總裁每兩年換一次秘書，熟知內情的人透露，原因純出自他不願讓秘書知道太多自己的私事。
　不僅是私事，在公事上，舉凡人事異動、薪水調整、老闆對某人的意見等，未經正式發表前，秘書都應守口如瓶。

替老闆節省時間

　這些品質的最終目標，若以一語蔽之，不外乎：節省老闆的時間與心力，使他能在無後顧之憂的情況下做決策。
　香港的企管顧問楊霍華（Howard Young）在一次演講中曾指出，秘書對公司的真實價值，可由老闆省下的時間來衡量。因此，公司對秘書的投資，不僅是一份薪水，另外還應把秘書工作失當使老闆浪費的時間一併計算在內。
　就決策者的立場來看，時間確是最寶貴的無形資產；然而，並非每位老闆都擅於管理時間。虹集企業的葉玉英提出一個測試的指標：一星期若有四天加班，就需一位有管理時間能力的秘書來幫忙了。
　兩年多前，ＩＢＭ曾在新加坡辦過一個專業秘書研討會。討論的主題之一便是，就「時間管理」的角度追蹤檢討，老闆與秘書各自浪費了那些時間。
　結果發現，老闆未留話就不知去向，使急務延宕；會議太多；讓未約定的訪客貿然闖入；老闆缺乏做事的條理；當秘書趕工時，老闆又交待其他工作使秘書分神……等，是造成浪費的主因，值得雙方同時改進。

能否「看鐘做事」？

　有人說，老闆的工作時間就是秘書的工作時間；老闆不下班，秘書也不能走。交通銀行總經理秘書胡德涵是其中一例。她常對每天五點鐘敲的下班鈴充耳不聞。「晚一點下班又何妨？」她認為，秘書應有自我犧牲的精神，完全與老闆配合。
　荷商博士美公司總經理秘書沈翠華則不以為然。她強調，不應視加班為正常現象：「老闆做事若講求效率，為什麼不能在上班時間內把工作完成？」
　管理專家指出，老闆能否達成事半功倍的效率，和會不會有效地運用秘書很有關係。
　必治妥公司的執行秘書聶海明說，會用秘書的老闆一定瞭解秘書的長、短處，進而能發展其長處，糾正其短處。例如，秘書若長於人際關係，便應多給他對外聯繫的機會。會用秘書的老闆也善於引導、激發，懂得如何依據自己的期望來塑造他。正因如此，秘書為同一老闆工作多年後，別人很容易感覺，他在某些地方跟老闆很像。
　每位秘書似乎都無以避免地受到老闆的潛移默化。自台大外文系畢業後即考進聲寶公司，擔任董事長陳茂榜秘書的曹貴美，形容自己深為老闆做人做事的態度所震撼。
　「到目前為止，我還是用崇拜的眼光在看他，」她不諱言：「我仔細觀察，有時還在日記上寫下來：董事長如何待人。」
　遠東企業董事長徐有庠的前任秘書沈明德去年離職後，現負責經營安全旅行社。她表示，多年的朝夕相處，她學到徐有庠管理公司的方法、處理事情的態度。尤其是如何既公平又照顧的對待職員，現在經常被她派上用場。
　「這些經驗用錢不一定買得到！」沈明德說。
　正因經驗無價，秘書工作需要的知識範圍又愈來愈廣，許多秘書都已意識到不斷學習的重要，相形之下，對自我更上層樓的期許也更高些。
　「有人把做秘書當跳板，」必治妥的聶清明便肯定：「事實上，它也可以成為一生的事業。」