開會浪費時間？學學日本、芬蘭開會術

嚴守時間

德國、奧地利、日本人開會一定嚴格遵守時程。有些公司開會時，議程很鬆散，甚至沒有議程，既不會準時開始，還很容易分心離題，但德國、奧地利、日本不會發生這種事。創辦人夏（Jason Shah）指出，使用網路會議平台Do.com的日本用戶，更容易寫出詳細的議程，在開會前幾天把所有資料傳給每一個與會者。

夏說：「日本人會留意還剩下多少時間，不會超時。」日本人預設大家開會前就看過所有資料，認為經過審慎規劃的會議若超過預定時間，代表沒有效率，因而產生負面影響，與會者可能被貼上「做事沒效率」的標籤。

美國加州跨文化溝通公司Global Context創辦人佛利德曼（Stuart Friedman）說，德國人和奧地利人也是同樣的作風。在美國，一場仔細規劃的會議若超過預定時間，或許代表大家對這個主題興趣濃厚、興奮雀躍，但在德國，這代表大家沒有有效溝通。

會議不用開整場

來自德國創新設計公司Daylight Design的索波爾（Pascal Soboll）在義大利、法國、西班牙會見客戶時，已經很習慣客戶姍姍來遲或提早離開。他們不會參加整場3小時的會議，他們有自己一套「準時」的標準。

索波爾：「他們會自動改變行程，很習慣來了就走。」

索波爾學會不用德式標準要求這些客戶，他不預期這群人會開完整場會議，並讓他們方便在會議需要時出現。就算錯過會議的一部分，他們也能輕鬆回顧前面的議程、問問題來避免漏掉重要資訊。