從一年加班400小時減至0小時的方法

我想你看了就會明白，這個格式裡有「TOYOTA的紙一張文件」的三個特徵（一覽性、框格、主題）。

首先無論任何工作，只要有了想法和或有已經確認的事項，接下來思考時間就會大幅縮短。

彙整成「紙一張文件」時，只要把思考後的結論一一填入你預先準備好的格式裡，製作文件的時間將會大幅減少。

而且傳達的時間也會縮短。

獨創的「紙一張文件」，因為已經格式化了，所以每一次說明的流程都一樣。漸漸地上司開始習慣我的「紙一張文件」的結構。「應該注意的重點是這項和這項」，可以讓對方看的時候一邊掌握重點。

如此，我向上司報告或商量的時間縮短了，以前需要花費十五分鐘以上，如今只需五分鐘。

而且有時只要先將這「紙一張文件」放在上司的桌上，一開始連開會討論的時間也省下來了。

也就是說，獨創的「紙一張」不但可節省自己的時間，連上司的時間也節省了。

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只要有「紙一張」，休假時工作照樣進行

另外，獨創的「紙一張」還發揮一個可稱得上是極致的效果。

那就是「休假時工作照樣進行」。

有一天我感冒發燒無法上班。

當天本來有一個和其他部門的重要討論，我打電話去請假時，順便告知希望將那個會議延到明天以後。

但是第二天我去上班時，上司對我說：「淺田！先前說的討論，我們已經在昨天進行過了！」

那是因為我在排入預定會議的前一天，已經把要先和上司討論的「會前會的紙一張文件」交給上司了。一如往常形式的「紙一張文件」。

第二天因為我無法和上司做會前討論，已經過目這份文件的上司也許想：「今天開會討論時就用這個流程，以淺田一向的模式進行就好了吧……就算他不在，也可以開會討論！」

我交給上司的「紙一張文件」裡，「日程」的框格內記載了三個進行方案。任何人看到內容都知道，開會討論的目的是要決定採用三個方案中的哪一個方案。

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因此，上司代替休假的我，順暢地進行會議。

第二天，上司拿會議討論上用的我的「紙一張文件」給我看，並說「我們決定用第二個方案喔」。

我對上司的心意又是深懷感謝又是抱歉，也再度迫切體認到「紙一張」的效果。

託「我的（My）紙一張」的福，休假時工作得以照樣進行。

如此的「紙一張」，在節省工作時間上卻發揮了戲劇性的效果。

而且不僅是自己的時間，連對方的時間也能節省。彙整成「紙一張」的習慣，不但自己開心，周遭的人也喜悅！

 

本文摘自天下雜誌出版《在TOYOTA學到的，只要「紙1張」的整理技術》