愈不重要的工作愈要設定期限，從此不再拖延工作

如試著分析工作的內容，可分成以下四種類別，依序是：①緊急又重要的工作，②緊急，但不太重要的工作，③不緊急，但重要的工作，④不緊急也不重要的工作。

照道理而言，①的優先順序最高，應立即處理，而④則最後處理。①不在話下，當然是最優先的，問題是③和④。如「整理雜亂的桌面」等屬於④的工作，就容易一再拖延。因此才應該設定期限日，趕快收拾好。工作能力強的人都是三兩下就解決例行公事，將精神集中在重要的工作上。

從終點往回推算，就能看清現在應該做什麼事

工作效率愈高的人愈是能清楚地描繪出未來的自己。如同足球選手平常訓練時，想像著最後一球的關鍵射門帶領隊贏得勝利一樣，能功成名就的人總是能明確地想像將來的自己是什麼樣子。

那是勝利或成功等等，輝煌的未來願景。

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為何需要想像未來呢？就算是長期的工作，也少不了終極目標和過程中的行事曆計畫。人生的行事曆也需要終極目標，終點愈是遠大，就愈能產生實現它的動力。

首先，重要的是，盡可能明確地、具體地描繪出終點的樣子。如果是「打造自己的家」，目標就是「在海邊打造一棟木造房子」；「當老闆」的話，就設定像是「成為日本擁有最多分店的外食產業老闆」等清楚的願景。

接著，為了實現這個目標，十年後的自己該是什麼樣子？五年後的自己在做什麼？由終點往回推算，就能明確地定出遵循的行事曆。

如果目標是打造自己的家，從總預算推想，就能得知「一年需要一百二十萬日圓的收入，每月必須儲蓄十萬日圓」這樣的行動方針，而看清自己現在應該做什麼事。

在工作上挑戰重要任務時，也是同樣的道理。為了達成終極目標，由終點往回推算，以行動把「未來和現在」串連起來，這點非常重要。

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把大型工作細分成小項，就能以「小小的幹勁」開始動手

明知道工作非做不可，卻遲遲無法開始著手……難度愈高的工作，開始前總讓人陷入思考或忍不住往後延。不管工作內容為何，都能俐落地處理好眼前工作的人，是理想的商務戰士，但現實總是事與願違。無論是什麼人，大型的工作都會成為「內心的負擔」，讓行動變得躊躇。

這種時候，有效的辦法是把大型工作加以細分，減輕負擔。比方說，你要在高層主管列席的會議上，簡報賭上公司命運的新商品。很多人在一開始的階段就已經陷入憂鬱。

此時，暫且先將「簡報」這重責大任的「招牌」卸下來，仔細整理並分析簡報的內容。這麼一來，其中必定包含「整理類似產品的資料」等需要日積月累如例行公事般的小工作。

工作的名目不是全力以赴為新商品準備簡報，而是像「上網搜尋資料」這種不需要發動強大的意志力也可以完成的任務的話，就能避免一再拖延，隨時都能開始了。

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人無法一直對工作保持在火力全開的狀態中。

但是， 以小小的動力開始著手工作的話，就能勝任。就算是微小的工作，日積月累也能成為影響大工作成敗的關鍵。找出自己現在應該做什麼事，也是一項至關重大的職責。

依性質把工作分成「思考型」和「作業型」，徹底管理作業型的工作

為了釐清自己現在應該做什麼事，好提升工作效率，建議大家把平常的工作分成兩種類型，也就是「思考型」和「作業型」。

所謂「思考型」，不在話下，當然屬於重要的工作。在這段時間裡要加足馬力，集中精神，為腦力激盪出好創意而灌注自己的創造力。這是創造價值的工作，自然要有充裕的時間。

至於「作業型」的工作，是指什麼樣的工作呢？如「檢閱郵件」、「整理名片和收據」這類事務，和「創造力」沒有直接的關聯，但也是非做不可的工作。盡可能增加「思考型工作」的時間，並徹底提高「作業型工作」的效率，是提升時間管理能力的一大重點。

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追求「作業型工作」的高效率其實很簡單。「作業型」和「思考型」的工作性質不一樣，不太需要動腦，因此能夠以「同步化」和「自動化」大幅提升效率。比方說，可以在搭乘電車時檢閱電子郵件，或一邊吃午餐一邊收信。同時進行兩件事就等於多出兩倍的時間。

還有，若以掃描器讀取名片，即可完成整理，作業型的工作便能自動化管理。

或者，為了讓作業型工作能夠有效率地進行，也可以自行決定固定的時段，時間一到，就先著手處理，這樣也有助於提升執行的動機。可利用電子郵件軟體的「提醒功能」通知自己「作業型」工作的時間，亦不失為一個好方法。