管理電子郵件三策略

對上班族來說，在公司收發電子郵件已經是每天必做的工作之一。但令人頭痛的是，電子郵件好像是滾雪球，只增不減。如何不被電子郵件淹沒，進而善用電子郵件，就成了上班族急需解決的問題。 《網路世界》（Network World）雜誌介紹了三種處理電子郵件的方式。 第一種是「快刀斬亂麻」型。麥爾每天大概收到七十五封電子郵件，但只花一個小時看信及回信。他的秘訣是，先把信分成三類：看後要立即採取行動的信件、資訊信件，以及垃圾信件。 一旦分類明確，他就將時間優先用在需要立即採取行動的信件上面，等忙完這部份，接著就過濾及分類資訊信件。至於垃圾信件，當然就是「刷、刷、刷」，把它當成手部運動。 麥爾表示，他最多只保留一百封電子郵件。而選擇這些郵件的標準是，明年之前可能會用到的信。他並不保留那些有懷念價值的信。 與麥爾全然相反的是費理司。他屬於「涓滴不遺」型。 他用微軟電子郵件軟體Outlook的分類功能，將收到的電子郵件，幾乎全部分門別類的收藏起來，宛如一個小圖書館。 費理司表示，在這個網路時代，幾乎事事都脫離不了電子郵件。像網路購物、預約機票及旅館、開會通知等，甚至你想約人聊天，電話留言都不如電子郵件可靠。所以什麼信件是有用，什麼是沒用，你永遠料不到。如果沒有記憶體不足的問題，為了避免遺珠之憾，最好是照單全收。 就像小說中的神探那樣，費理司經常從所謂的垃圾信件裡面，獲得有用的線索或是靈感。 第三種方式屬於「今日事今日畢」型。巴克不喜歡每天關機前，電子信箱還留有信件，所以即便再忙，也一定要把信箱清光才下班。 巴克認為處理電子郵件就是一種生活態度，不管郵件多寡，用什麼方法管理，重要的是，絕不讓今天的信件，成為明天工作的一部份。 對於巴克而言，電子郵件代表著紀律與自我承諾。只有事事井然有序，她才不會產生失控的焦慮感。 每個人風格不同，處理電子郵件的手法也不同。但要緊的是，只有妥善管理電子郵件，使用者才會是電子郵件的主人，而不致淪為電子郵件的奴隸。（林偉仁）