「串通」企業交流動脈 — 電子資料交換(EDI)

攝氏三十五度的高溫，把炎夏的暑氣加熱到最高點。凱台通運報關總經理蘇登科舒適地坐在冷氣房中，熟練地操作著電腦，把一筆需要向海關申報的資料透過連線傳過去，並且經由連線到銀行繳納稅費。十五分鐘後，螢幕上傳來海關貨物放行指示，蘇登科只要打一通電話叫卡車司機過去領貨，這一批進口貨物就處理完成。
將電腦網路應用在企業間的資訊流通，讓情報傳遞更快而正確，已經改變許多企業的作業方式。
三年前，在同樣的高溫下，蘇登科的工作可一點兒也不輕鬆，從打報單、和海關及銀行接洽，到等待結果，很多時間是花在繁複的資訊處理過程中。單子透過連線傳送後，報關行省掉跑腿的工夫；海關也省下一年請兩百二十位人力打五百萬份進出口報單的花費；銀行則省掉坐櫃檯的人力，並避免可能發生的錯誤。整體來看，連線各端都受益。

外部電腦化

有別於從前的內部電腦化，連線作業是「企業外部電腦化，集合整體的力量提升戰力，」指著一個由密密麻麻的小點構成，像三角形由上往下散開的企業網路圖，資策會系統工程處專案經理侯履祥比喻。不僅是通關，這種稱為電子資料交換(Electronic Data Interchange，簡稱EDI)的作法，適用於製造、金融和流通等具有上、中、下游或蜘蛛網式結構的體系。
探討企業如何應用資訊科技的「企業大轉型」(Shaping the Future)一書指出，八○年代電腦主要是企業的後勤系統，做會計、薪資計算的工作；到了九○年代，隨著競爭日益激烈和資訊科技的日新月異，電腦於是轉型為企業向外取得資訊，以及進行交易的工具。
透過書面文件傳遞訊息時，同樣一份內容，必須打成不同格式，以符合各個單位的需要，不僅非常耗費時間，對企業也完全沒有生產力。使用電子資料交換最直接的效益，便是精簡這種繁複而無效率的作業程序，達到流程合理化。
例如過去台北農產運銷公司要請九個人，從早到晚把下游十七家超市所送來已打好的訂單，依產品種類計算數量後再重打一次，然後交給上游的供貨公司，供貨公司再根據不同製造商打一次單子去提貨，同樣的資料至少就花三次人力。「每天幾乎都是從早打到晚，要處理的單子太多，很容易出錯，」在農產運銷公司服務滿九年的劉秀梅皺著眉頭說。窗外貨物集散的空地上，幾輛載滿西瓜的貨車陸續經過，車後鐵板隨著不平路面格格作響。
連線之後，資料只要輸入一次就好，所有的格式轉換都在網路上進行。超市的訂單傳來後，劉秀梅按幾個鍵，資料就再轉成供貨商要的格式送去，現在這個工作只需要和另兩位同事處理。
手續精簡之後，錯誤跟著減少，企業用在預防和補救錯誤的成本降低，相對使生產力提高。

提高生產力

以前裕隆要下訂單給協力廠，是用郵寄、傳真或對方過來拿的方式。傳真容易模糊，郵寄又可能裝錯信封，對方過來拿又花時間。根據裕隆的經驗，一天有兩成時間用來處理傳送不成功的訂單上面。和九十二家協力廠連線後，出錯的情況很少，協力廠準時交貨比例提升，使裕隆生產線斷線的情況獲得改善。
另一方面，由於中心廠給的資料快而正確，也使協力廠的生產流程更精確，庫存得以降低。專做車燈、和十一家車廠都有往來的大億公司，連線後庫存減少了一半。「連線後大家對物流和資訊流的控制更好，」累積一年多的使用經驗，大億管理部副理陳信賢分析。
利用電子資料，還能防止濫權。
文件透過網路傳送後，審核工作會逐漸交由電腦執行，以簡化一連串蓋章和簽名的冗長程序，並改善藉職權之便收紅包或拿回扣的惡習。現任省府財政廳長賴英照，曾參與早期通關自動化規劃，他強調這個案子的目的之一在於改善海關官員風紀。
文件簽核牽涉到管理、甚至做決策，影響層面深遠。電子簽核該怎麼做、做到什麼程度，企業有很多不同意見，目前多數採用主管在電腦上批示文件後，輸入密碼代替蓋章，仍保留人工簽核的方式。
在作業流程逐步上線後，資料安全的問題也益形重要。企業未來會把更多、更機密的文件透過網路傳送，甚至網路彼此相連以增進效率，如何防止資料被竊取、刪改或偽造等，在開發系統時就必須考慮。
資訊化改變了流程，造成權力轉移或和原有價值衝突，往往使得涉身其中的人很難接受。
例如在通關自動化剛實施時，同意放行的權力被電腦取代，引起海關官員強烈反彈。「幾十年來，關員坐在那兒，報關行小弟會過來遞菸問好，現在這些權力沒有了，他們很難一下子調整過來，」財政部關稅總局副總局長侯德基指出。
銀行行員所受的訓練，以安全為優先，鈔票點數、支票核對等所有業務，都要經過他們手上處理，對連線電子交易起初也都反對。「不知不覺間，錢就從電腦裡流走，你可以想像他們的不安全感有多高，」在中國國際商銀資訊處服務的范姜群暐指出。
為避免人員反彈阻礙計劃進行，高層的支持是關鍵所在。流通業在推行電子資料交換時，參與公司必須由總經理簽下同意書才能加入，藉充分授權以減少過程中可能出現的抗爭。

制定標準格式

電腦連線並非只是把線接好那麼容易。成員間要先經過討論，制定出一套共同的文件傳輸格式，彼此就用這個格式溝通，以節省轉換和處理不同文件的時間，但是每一家公司文件都長得不一樣，要妥協出共同的模式非常困難。汽車業光是定義什麼叫「交貨量」，就討論了一天，協力廠說生產線做了多少就算，中心廠說送來的貨才算，還有中心廠說通過檢驗合格的才是。
在通關自動化過程中，為了把三十二種進出口報單簡化為進出口各一種，通關小組和業者開了上千場會才通過，「那種痛苦好像生孩子一樣，」在掛著「莫生氣」勉語的辦公室中，財政部貨物通關自動化規劃推行小組副主任林真真平靜地說著。

起步晚，潛力大

溝通的工作雖然困難，但是四年來，國內使用電子資料交換的企業超過兩千五百家，主要分布在通關、流通、汽車和金融等領域。由於都採用五年前聯合國制定的標準，不同領域之間也能結合，網路可以無限擴大。日本企業早在十年前就開始引進，然而不同領域都發展自己的標準，到去年底使用者雖已突破五萬，但彼此卻無法連接。「台灣起步晚，但是潛力大，」資策會推廣服務處專案經理王金玉觀察。
以電腦網路串聯企業體系，在歐美已有十多年經驗，亞洲企業由於資訊化程度提升，使用比例正在增加。網際網路學會主席文頓．哲夫接受天下專訪時強調，電子資料交換對企業未來非常重要，特別是對日益增加的跨國企業來說，「有了共通的文書傳送格式，在全世界都可以做生意，語言不通將不再是困擾。」

大億交通電腦牽引助攻列車

籃球場上，常看到一些默默努力的球員，在適當時機傳出漂亮的球，助攻其他隊友得分。如果把汽車業看成一支球隊，大億交通公司就是扮演助攻的角色，在台南靜僻的鄉下，努力傳出一個又一個漂亮的球，提供十一家車廠所需的各型車燈。
在麥可．傑克森歌聲帶動下，後車燈廠二十二條生產線全開，作業員快速地裝配著不同廠牌的車燈，一個月可以趕出二十五萬個。「這是裕隆的、那是福特的，再過去那邊是中華的，還有……」指著各條生產線的產品，大億後車燈廠襄理馮世忠邊走邊說。為了應付各個車廠眾多車型，一條生產線通常要做八種車燈，忙起來時做十二種也有。
對大億來說，生產種類繁多問題不大，最困難的是車廠作業方式，讓它的助攻角色很難扮演。十一家車廠訂單都不同，大億要有十一個人處理，而且常會有緊急訂單，要在短時間內交貨。為應付這些狀況，大億只能以增加庫存、要求員工加班來配合。「車廠太強勢了，協力廠很辛苦，」一位熟悉汽車業的人士指出。

改變舊做法

隨著營業額到一定規模(去年超過十七億，天下一千大排名四○四)，公司方面體認到要有改變，不能再用舊方法做事。三年前，把車廠和協力廠連線，用電子資料作業的計劃推出時，在很多協力廠「不知道這次車廠會玩多久」的懷疑中，大億以行動表示支持。
使用電子資料後，訂單經由連線送來，避免過去用郵寄耗費的時間和錯誤，使工作流程更有彈性。資料進了大億後，分別轉到會計部門做處理、到生產線排流程、並轉成下游廠商需要的生產指示送過去。「即使有緊急訂單，兩三天前就知道，可以提前安排，」從辦公室裡指著旁邊的電腦機房，大億管理部副理陳信賢表示。
生產排程更準確後，大億的下游廠商也受益，他們來交三天內會用到的東西，不像過去趕著提前交貨，雙方庫存都降低。向車廠交完貨，驗貨通知和請款指示也透過連線傳送，過去領到貨款平均要一個月，現在縮短為一半，增加了大億運用資金彈性。
目前只有幾家大車廠使用連線，而且僅裕隆有格式轉換，三陽還在測試，中華則只有資料傳輸。雖然如此，已經使大億有八成的訂單，可以在電腦上處理。如果車廠方面再積極，大億這個動作迅速的助攻球員，相信能傳出更多精彩得分的好球。

中國國際商銀在網路上拚服務

面對新銀行的競爭壓力，和外國銀行推陳出新的服務，老字號銀行該如何應變？走向電子服務，把櫃檯延伸到客戶端，是中國國際商銀的積極對策。「老銀行一定要走出新服務，線上交易是國際間的趨勢，」中國國際商銀資訊處襄理潘維忠指出。
潘維忠常到國外考察其他銀行，相較於他們提供種類繁多的線上服務，而我們的行員還坐在櫃檯裡數鈔票，差別之大令他印象深刻。「企業大轉型」一書中指出，美國半數以上銀行主要的收入，是由提款機、外匯交易及電子資金轉帳而來。
有了線上服務，客戶不用到銀行排隊，一線行員不必處理，二線主管也不必核對。客戶只要坐在辦公室，就可以進行付款的動作，每一筆交易內容都會記錄下來，到了月底，客戶可省掉逐條比對和計算的工夫，等於銀行負責部份的會計工作。「不光是處理錢，還要對客戶有幫助，提供有附加價值的服務，」在中國國際商銀資訊處服務，參與電子作業規劃的范姜群暐，點出未來銀行間競爭策略。
環境成熟，為金融線上交易打好基礎。四年前陸續推動的通關和流通業自動化，讓報關及訂貨手續都能在線上進行，這些交易都牽涉付費，「銀行端遲早要連上來，」潘維忠觀察。
中國國際商銀曾針對國內五百大企業做調查，匯款手續是企業最迫切希望改善的服務。根據金資中心統計，每個月光是跨行匯款就有二百五十萬筆，金額高達兩兆兩千億，等於每秒鐘有七百七十萬的錢在流動。從資料來看，將匯款轉成電子作業有很大市場，但首先要調整銀行的價值觀。

安全第一

銀行的工作是處理錢，所以安全很重要，如果在安全和速度之間做選擇，「我們會選擇安全，」范姜群暐強調。經過一番研究，了解電子交易的安全可以掌握後，在上層的支持下，兩年前中國國際商銀開始發展電子資料交換，並在去年底加入關貿網路，成為第一家線上扣繳通關稅的銀行。到目前已有七家銀行跟進。
在開發客戶上，中國國際的策略是，朝交易對象眾多的公司著手。這些公司上線之後，和他們有交易的公司也會跟著上來，「就像提粽子一樣，一拉整串就上來，」潘維忠比喻。最近和新竹貨運及士林電機兩家公司連線，就希望能達到粽子效應。
雖然連線客戶還不多，但後勢卻值得期待。「所有的商業行為最後都要付款，我們的機會就來了，」潘維忠秉持這個亙古不易的想法，樂觀地迎向未來。

台北農產運銷超市連線 批發資訊

把待售的產品，放到商店貨架的空位上，是流通業的工作。全國四十一萬家流通業者都在思考同一個問題：如何使速度更快？透過電腦連線，台北農產運銷公司精簡訂貨流程，把四小時工作減為三十分鐘，一年就省下八百萬元人力成本。
從進進出出的貨車，以及外頭一整條街擺攤叫賣的小販身上，這個營業額二十八億的運銷中心，感覺像是傳統菜市場的放大。「客戶太多，業務很忙，」剛掛下話筒，農產運銷公司資訊中心主任黃淑華簡單打個招呼，馬上又交代兩位員工事情。
除了果菜批發，台北農產運銷公司也經營超市，賣農產品和一般用品，但是訂貨手續都一樣，先向運銷公司送訂單，再由它集中向上游訂貨。超市陳列的商品將近一萬五千個，供應商則超過一千五百個，補貨填單都用手寫，每經一個地方單子就要再寫一次，花費很多時間。處理訂單已九年的劉秀梅表示，她每天要花一個多小時處理錯誤訂單。後來雖改用電腦輸入，但是數字打錯情況仍無法避免。

一次就做對

問題不在電腦，而在流程沒有改變。從超市到農產運銷公司，再到供貨商，手續仍舊要三次。如果能把手續簡化成一次，而且在超市端就輸入正確，不但節省時間也能夠根絕錯誤。
三年前，台北農產運銷公司引進電子資料交換系統，透過一致的傳輸格式，讓超市訂單一路連線到供貨商，一年就省下八百萬元的人力成本。電子作業的首要工作，是為產品編碼，並且貼上條碼。訂貨時，工作人員拿著比行動電話稍大的讀碼機，掃過貨架上的產品編號，螢幕就出現產品名稱，接著輸入數量，完成後接上電腦，資料自動轉過去，再按一個鍵就送到農產運銷公司。
再來是做教育訓練。一般人員花四到八小時，學會資料輸入方式，至於整套系統操作，則派人到資策會去學，「這樣才學得徹底，」黃淑華笑著說。一切就緒後，每次先和一家超市連線，並派人過去駐廠，沒問題再接下一家，到後來一次連三家，半年內十八家超市都完成連線。
把分析的功能也放上來，是下一個目標。目前連線只能傳送資料，還無法做會計和分析的工作。「最好能統計出哪些是暢銷品和滯銷品，」在萬年超市服務的簡麗香指出。總公司方面也在規劃，希望把連線的功能發揮到最大。「電腦化是無法回頭的路，一旦做了，就只有做得更好，」黃淑華強調。