組織規模大、業務複雜，會議頻率自然會增加。部門間資訊與專業的交流、行動的協調、部門內決策的訂定及行動的追蹤，都得靠會議。
除了嫌會議太多之外，很多人也會抱怨會議太冗長，而「明明半小時可以結束的會議，開了三個鐘頭」這種話，似乎在每個組織裡都聽得到。
會議時間太長或議而不決，主要原因之一，是與會人員在「聽」與「說」方面能力不足，造成短話長說；或是在溝通過程中，出現意思傳達不完整、甚至誤解。
例如，聽者不專心聽，未聽出重點，因而在回應或提出意見時，與討論主流未能銜接；或因沒有聽清楚，不得不再三提問，澄清別人發言的內容。
在表達意見時，有些人無法針對當前議題即時整理出邏輯一致、主軸分明的想法，有些人則因自己沒有想清楚，無法系統化地說出自己的意見。
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