WFH實戰3大重點　台灣微軟教你如何在家工作又能保持效率

但何虹透露，總部全力推動線上虛擬會議，年度最大規模IT盛會的Microsoft Ignite The Tour台北場，就將在本週四（4/16）以線上會議型態「重生」，除錄影演講，也增加更多直播場創造互動，使用的遠距會議平台Microsoft Teams也加入AI即時降噪、精準偵測人聲功能支援。

「執行長納德拉（Satya Nadella）已經宣布，未來幾個月Teams會持續導入更多AI，」何虹說，「未來會自動辨識人聲、環境音或其他音訊並即時降噪，就算以後你家的貓叫了、或你在吃薯片，都聽不見！」

微軟企業副總裁Jared Spataro說，企業實現在家工作比以往更重要，這樣的工作型態、新的工作價值觀，會延續到疫情結束，成為新的工作主流。

何虹也說，「未來企業領導人，要更能賦權，並學會遠端增加互動、完善數位工具。」

微軟3月初啟動在家工作，位於台北市信義區的辦公室已是空無一人。（邱劍英攝）

西雅圖「戰疫」第一線，微軟3月全部WFH

微軟總部所在的西雅圖，是美國新冠肺炎第一波重災區。2月29日美國出現第一起新冠肺炎死亡案例，及安養中心高達50起院內感染，都在西雅圖近郊。

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納德拉當即請內部健康專家大理（Colleen Daly）加入決策會議，當晚即發出電郵，請有症狀的員工不要進辦公室，接著微軟高層每晚要求大理進行疫情簡報。

隨著美國疫情日趨嚴重，3月4日，微軟正式發布公司內部行為準則，要求除零售與資料中心員工外，所有其他員工3月25日前都在家工作。3月5日一早，微軟總部就空蕩蕩。其他各國的總部也是如此。微軟是美國率先在家工作的大企業之一。

微軟WFH法則：線上會議要更刻意創造互動

當所有人開始居家辦公，何虹說，實地操作有三大重點：

一、強化開會效率、增加線上互動參與機會。
二，挑選好工具、守護資安。
三，賦權員工自主，維持產能和效率，正常營運。

強化開會效率部分，何虹舉例，「線上會議必須要有更多互動，要有一個主持人或管理者，不時在會議中傳訊息、聊天、針對某議題傳補充資料、連結等資訊，亦要設定隨時跳出線上投票，讓參與者表達意見。」

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「主持線上會議，必須比實體會議更刻意創造互動，我們團隊就嘗試共享虛擬白板，一起針對開會內容寫筆記、塗鴉、寫看法等等，讓同事在線上會議中能專注、並帶出生產力。」

第二、辦公工具必須ready（準備好），有些企業已自行研發線上開會與通訊軟體，市面上也有許多工具，愈多人使用、資訊防護愈安全的工具軟體愈好。

目前最常被提及的線上會議軟體包括微軟Microsoft Teams及Skype、Google Hangouts Meet、通訊軟體Line、Zoom、Cisco WebEx等，近日教育部已整理出各大遠端視訊軟體的特色，讓企業、教師參考。

勤業眾信聯合會計師事務所風險諮詢服務副總經理林彥良說，企業建立「遠距工作」機制，需強化資安防護。

例如：「防火牆」是企業規劃網路防護的第一關卡，除設定裝置或IP限制，也應監控遠距工作的流量、攔截和分析；已建置虛擬專用網路（VPN）的企業，應檢視是否須建立專有加密通道，確認加密強度和憑證管理。

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如果要從外部連回公司電腦、使用在公司的資料，企業也應導入跳板機制、強化身份認證。

微軟台灣營運長何虹表示，當在家工作成為新的工作型態，領導者必須更包容、信任員工能自主管理工作進度。（邱劍英攝）

林彥良解釋，「跳板區」就像公司實體大樓「訪客會議室」，在此環境中，連線看見的資料都無法落到遠端（資料不落地），即使你拿著公司發的NB，仍設定成只是連接到跳板區有限資料、且無法存取，還可記錄畫面停留時間。

領導者的心態改變也要改變，必須更包容、信任員工能自主管理工作進度。

何虹舉例，「雖然我之前就知道同事有養貓，但開會時，一直聽到同事的貓在抓門，我就建議同事用耳機開會。當異地辦公成為未來一種新的工作型態，我要跟你開會、就也要更包容你的環境。」

還要包容員工的多元性：理解有些員工喜歡在家工作，認為在家更有效率；有些人則喜歡去辦公室或咖啡廳做事，移動能力也是一種數位力。

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迎接WFH趨勢：開會時間縮短、管理心態改變

「當你現在都不能飛，要如何繼續服務客戶、維持營運？就得善用數位科技。」何虹說，像是原訂2月舉辦的微軟開發者大會Microsoft Ignite The Tour台北場取消，這兩個月集團重新擬定計畫，推出「線上技術峰會」，主題也變成「加速數位轉型」，教台灣企業快速導入人工智慧、商業應用、大數據、物聯網及 WinHEC（Windows硬體工程技術社群）等技術。

辦線上活動，演講時間必須縮短，「實體論壇可以從上午辦到傍晚，一場一小時，線上演講要縮短，人盯著螢幕容易疲乏，每場演講建議壓縮到10至15分鐘結束！」

「當你在家工作，嘗試打開鏡頭、即時對話的那一刻，你就開始和數位科技產生連結，」就像她4月初參加全球Leadership會議，因疫情關係，微軟全球各部門總經理（GM）都在家工作，讓這場全球Leadership會議高達百人，「開會時，我的第一個感覺就是：原來義大利的GM（總經理）很喜歡繪畫，他家掛了好多畫！這對於了解自己的同事和同級別的跨國主管們，是很有幫助的交往助力。」

「你可以看見同事家可愛的貓、或認識同事的裝潢，讓我更深入認識同事們，這是以前所沒有的機會！」

視訊開會跨時、跨域，可參與的人更多、溝通更快，可傳訊息、丟連結分享，個人能針對自己有興趣的內容，立刻點進去研究。「這是以前實體會議無法做到的，線上會議讓我吸收資訊更快、更國際化、更能超越時間和空間！」何虹說。

展望未來，何虹說，最重要的是願意嘗試新技術的心態，虛擬會議室哪裡可以按讚？哪裡可以發訊息？不願意參與，總有一天會被新的商業模式和時代潮流淘汰。（責任編輯：吳凱琳）

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