主講：李國華（保誠人壽資深副總經理）
為什麼要終結冗長的會議？最重要的理由是節省成本。我曾估計過，若有8個人一起開2個小時的會，以薪資比例來計算，開會的成本費用是5千到1萬元。所以，開會時間愈短愈好。
把「打斷」變成「互動」
開會時，若有人發言時間過長，主席如果不好意思直接制止該名與會者，可以鼓勵其他人，以該名與會者的觀點為出發點，發表自己的意見，來打斷冗長的發言。由於其他人是針對該名與會者的觀點而回應，就能讓他覺得有受重視、自己言之有物的感覺，被打斷的不快感就會降低。
或者主席可以在打斷該名與會者的話之後，有技巧地說「你的意見很有意思，我想做個回應……」，如此一來，對方感覺就不會太差。以台灣的開會文化來說，在部門主管會議中，與會者發言會較踴躍。其他層級的會議則不然，比如說有副總在，科長的發言就會很少。
若與會者層級差距比較大，層級最高的人很容易就主導整個會議，這時高階主管自己要拿捏好議程的進度和時間。當主管在會議中因為發表個人理念，而一發不可收拾時，其他與會者唯一可行的辦法，是想辦法抓一個可以插話的點，針對主管的理念提出追問或看法，或者加以條列化、總結。
比如說「剛才副總提到幾點非常重要，例如……，所以……」，有技巧地把「打斷」變成「互動」。不然，開會就等於是主管的獨角戲。
業績會議，罵人罵不停
另一種常見的狀況是，開會時每個部門主管報告業務狀況，業務狀況不好時，最高主管可能就會生氣罵人，而導致開會時間過長。
像保誠就沒有這種集體報告的開會形式，反而是總經理要向各部門主管，報告經營計畫。因為部門的業務狀況，靠平常的周報表、月報表就可以呈現。如果需要罵人，也應該是一對一、關在房間裡面罵，並不需要靠開周會、月會來處理。
當會議因為討論沒有共識，而無法在預定時間內結束時，最有效率的方式是由與會者投票表決，或者由主席來裁決。
為什麼沒有共識？
會議無法有共識的原因可能如下：第一、每個與會者堅持本位主義，只贊成對自己有利的意見。第二、還沒蒐集到足夠的資訊，無法研判。就要再訂一個時間，充份蒐集資訊後，再開另外一個會來做決定。第三、資訊與討論都足夠了，但與會者卻仍然不敢做決定。通常是因為該決策將影響公司財務甚鉅，或是風險相當大。
這時主席可以把相關資訊整理好，呈報上級主管來裁定。不過，這是最壞的做法，不應該經常使用。因為理論上，與會者都是公司裡對該議題最瞭解、也最專業的人，應該可以從專業的角度來做決定。所以最好的方式是，在會議中先做出決定，再把會議記錄交給上級主管，如果主管有意見，絕對可以再調整。主席或與會者不必覺得被主管翻案，是非常沒面子的事。
此外，開會效率也和人數有關，因為太多人一起開會，發言時間會拉得很長，每個人的參與感也會變得較弱，而我建議開會人數最好在8人以下。所以，能對會議目標有所貢獻的人，才應該被邀請。最要避免部門主管在開會時，為了怕上級主管問到自己不熟悉的業務，還要帶一、兩個部屬備詢。
其實，大家要有的共識是，每個人不見得都要對所有的業務很熟悉，讓負責人離開會議打電話詢問、或者先討論其他的主題，應該被視為是合理的事。因為，開會不是要把所有人關在密室裡，不准離開。把之前訂出來的問題解決、任務達成，才是開會最重要的目標。
