原文刊登於Cheers雜誌2007年7月，82期。
主講︱廖麗雪（英商渣打銀行公共事務部資深副總經理）
東海大學外國語文學系畢業，公共關係領域資歷豐富，曾擔任美國銀行公關部協理、荷蘭銀行公關部副總，在渣打銀行至今3年。
根據一些調查來看，其實大概有75％的專案都是不成功的，要不是沒有按時間完成，就是超出預算，或是品質不夠好。所以在接到專案的時候，最好依照以下3個步驟進行：第1，掌握明確指示；第2，了解老闆的需求；第3，擬定計劃。
3項步驟，首重溝通明確
如果老闆要你負責一個專案，他可能只會口頭上說明，卻沒有給你太多指示，這時身為一個專案負責人，就要很明確的取得老闆給你的承諾。例如經過他核准的企劃書，或是拿到與客戶的合約，之後再去著手這個專案，否則光靠口頭說明，失敗機率很高，因為可能會產生認知上的差距。
第2，先了解老闆的需求以及期望，而且這個期望必須是很明確的。也許你和老闆長期工作下來，會知道他想要的是什麼，但還是可能發生錯誤，所以要盡可能了解他想達到的目標為何，再去評估那個目標是不是你能夠做到的，如果做不到，可能必須要提出反應、適當溝通。
第3，了解需求之後，就要開始把工作的範圍定下來，排計劃。計劃越周詳，能夠完成目標的機會就越高。
擬定計劃，執行更容易
在開始執行專案之前，可以先列出「工作分解結構」，亦即根據你要達到的目標列出樹狀圖，先把第一層架構列出來，再列出每個項目下的細項，詳列好後再去做，就不容易有錯。
擬定大致計劃後，再用Excel把工作項目詳細列出來，寫上每個項目的預估工期、並標明各項目的負責人，這時就能很清楚哪些工作由誰負責。列好工作項目後，發送給每一個人，還有你的老闆，他可以很清楚你的專案完成需要多少時間、需要多少人力協助等，而且要定期把更新的計劃內容寄給大家。
若有大型的專案，建議舉辦一個kick-off meeting（啟動會議），召集團隊成員，並將老闆要的目標傳達給他們，大家再一起討論工作項目。這個會議可讓你和小組成員建立很好的共識，有些你沒想到的東西，他們可以提出來。在會議中大家可能七嘴八舌、意見很多，但會議之後，大家就能產生共識，以避免日後還有不同意見出現。
定期檢視團隊成員進度
時間管理是專案執行時可能碰到的大問題，訂出計劃就能避免時間掌控出現差錯。訂出計劃進度後，一定要設一個里程碑，每個星期或每一天都要去檢查進度，查看進度是否按照原先設定的方向和目標走，如果沒有就要修正，或趕快補足。
作為一個專案領導人，絕對需要老闆賦予你監控團隊成員的權力，才能要求每個人都得按時繳交進度給你，否則這個專案完成不了。在這樣的情況下，定時寄進度表給你的同事，他們就會知道什麼時候該交出他要負責的部份。很多白紙黑字的規定寫出來，大家就一定要按照計劃走。
如果第一次接手專案，很容易完全摸不著頭緒，建議可先去請教有經驗的同事，詢問該注意哪些事情。當然做計劃是最重要的，至少保證做出來的東西不會差太多，而且當你做好每一步計劃時，可先請教不同專業的人，給你不同的意見回饋。
重要的是，當你執行專案時，不單只是把它做完就好，還要想到跟這個專案有關的人最後會不會滿意，當你從滿意度去思考，最終出來的成果就會有一定的品質。